Gesetzliche Pflichtangaben für Geschäftsbriefe

Seit 2007 sind für kaufmännische Geschäftsbriefe einige Pflichtangaben gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft vor allem eingetragene Unternehmen und Gesellschaften, insbesondere die GmbH oder GmbH & Co. KG. Als Geschäftsbriefe gelten auch E-Mails, Faxschreiben, Postkarten, Angebote oder die Auftragsbestätigung.

Inhalt:

1. Allgemeines über Geschäftsbriefe
2. Was ist ein Geschäftsbrief?
3. Was ist kein Geschäftsbrief?
4. Gesetzliche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

5. Pflichtangaben auf Rechnungen
6. Sonstiges zum Geschäftsbrief

Der Geschäftsbrief ist das Aushängeschild eines Unternehmens und meistens auch die vollständige Ausführung einer Visitenkarte. Daher sollte man bei Geschäftsbriefen immer auf eine ordnungsgemäße Form und auf vollständige und aktuelle Firmenangaben achten. 

1. Allgemeines zum Geschäftsbrief

Es wird durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (= EHUG) neu geregelt, welche Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief enthalten müssen. Geändert wurden die entsprechenden Regelungen für Gesellschaften, die im Handelsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen sind. Im einzelnen sind das folgende Regelungen zum Geschäftsbrief:

Für den Geschäftsbrief der Kleinunternehmer ohne Eintragung einer Firma im Handelsregister gilt: Seit dem 22.05.2007 muss ein Geschäftsbrief zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift angeben.

Durch die geforderten Pflichtangaben auf dem Geschäftsbrief sollen Geschäftspartner in die Lage versetzt werden, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Insbesondere die Angabe der Handelsregisternummer auf einem Geschäftsbrief ermöglicht es einem neuen Geschäftspartner, sich Auskünfte über die Firma einzuholen.

2. Was ist ein Geschäftsbrief?

Als Geschäftsbriefe gelten in der Regel

  • der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger außerhalb des Unternehmens;

  • alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden und beim Empfänger in Schriftform, d.h. als Papier oder auf dem Bildschirm ankommen. Dies betrifft insbesondere geschäftliche E-Mails.

Als Beispiele für Geschäftsbriefe sind zu nennen:

Grundsätzlich muss ein Geschäftsbrief die gesetzlich geforderten Angaben enthalten, mit dem im Einzelfall der erste schriftliche Kontakt zwischen den Geschäftspartnern hergestellt wird.

3. Was ist kein Geschäftsbrief?

Nicht als Geschäftsbriefe gelten

  • der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens;
  • Lieferscheine,
  • Empfangsscheine,
  • Abholbenachrichtungen.

Darüber hinaus gelten alle Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis nicht als Geschäftsbrief im Sinne der oben genannten Regelungen. Dies betrifft insbesondere Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen.

4. Gesetzlich vorgeschriebene Angaben?

Der Umfang der gesetzlich geforderten Pflichtangaben für Geschäftsbriefe richtet sich in erster Linie nach der Rechtsform des Unternehmens.

a. Nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen

Der Geschäftsbrief nicht eingetragener Einzelunternehmen muß neben dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen auch eine ladungsfähige Anschrift angeben.

b. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Der Geschäftsbrief der Gesellschaft bürgerlichen Rechts muss die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen enthalten. Auch hier muss der Geschäftsbrief eine ladungsfähige Anschrift der Gesellschaft enthalten.

c. Eingetragene Einzelunternehmen (e.K.)

Der Geschäftsbrief eines Kaufmanns muss folgende Angaben enthalten:

  • den Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • den Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine gebräuchliche Abkürzung, wie z.B. „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“;
  • den Ort der Handelsniederlassung;
  • das Registergericht und die Handelsregisternummer.

Hier ist es jedoch nicht erforderlich, dass der Geschäftsbrief auch über den Vor- und Familiennamen des Firmeninhabers informiert.

d. OHG und KG

Der Geschäftsbrief einer Offenen Handelsgesellschaft (OHG) bzw. einer Kommanditgesellschaft (KG) muss folgende Angaben enthalten:

  • die Angabe des Firmennamens in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • die Rechtsform „Offene Handelsgesellschaft“ bzw. „Kommanditgesellschaft“ oder eine gebräuchliche Abkürzung, wie z.B. „oHG“ bzw. „KG“;
  • den Sitz der Gesellschaft,
  • das Registergericht und die Handelsregister-Nummer.

Beide Rechtsformen zählen zu den sog. Personengesellschaften.

e. GmbH & Co. KG

Bei einer Personengesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist (GmbH & Co. KG), muss der Geschäftsbrief neben den für die OHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben auch die Firma des persönlich haftenden Gesellschafters und die spezifischen Angaben für diese Gesellschaft angeben. Dies gilt an erster Stelle für die GmbH & Co. KG, die zahlenmäßig wohl am häufigsten ist.

f. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Der Geschäftsbrief der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (= GmbH) muss über folgende Firmenangaben informieren:

  • den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • die Rechtsform der Gesellschaft;
  • den Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht sowie die Handelsregisternummer;
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat.

Enthält der Geschäftsbrief der GmbH Informationen über das Kapital der Gesellschaft (nicht zwingend erforderlich!), muss auch das Stammkapital angegeben werden. Sind noch nicht alle Einlagen eingezahlt, die in Geld geleistet werden müssen, ist der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen im Geschäftsbrief anzugeben. Wird die Gesellschaft liquidiert, muss der Geschäftsbrief eine entsprechende Information angeben. Anstelle der Geschäftsführer enthält der Geschäftsbrief dann die Namen der Liquidatoren.

g. Aktiengesellschaft (AG)

Der Geschäftsbrief der Aktiengesellschaft (= AG) muss folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • die Rechtsform der Gesellschaft;
  • den Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
  • alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;

Falls sich die Aktiengesellschaft in Abwicklung befindet, ist ein entsprechender Hinweis hierzu im Geschäftsbrief notwendig. Enthält der Geschäftsbrief der AG Angaben über das Kapital der Gesellschaft (nicht zwingend erforderlich!), muss das Grundkapital angegeben werden. Ferner muss der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen im Geschäftsbrief angegeben werden, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag noch nicht vollständig eingezahlt ist. Befindet sich die AG in Liquidation, muss darauf hingewiesen werden mit Benennung aller Abwickler und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats.

5. Pflichtangaben auf Rechnungen

Durch das Steueränderungsgesetz, das am 01.01.2004 in Kraft getreten ist, wurden die Pflichtangaben auf Rechnungen neu geregelt. Zu den Einzelheiten gibt es einen gesonderten Beitrag über die gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen.

6. Sonstiges zu Geschäftsbriefen

Zu der graphischen Gestaltung eines Geschäftsbriefs gibt es keine Bestimmungen, d.h. die Größe, die Reihenfolge und der Ort der Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief kann frei gewählt werden. In den meisten Fällen erscheinen die oben genannten Pflichtangaben in der Fußzeile. Vorsicht bei Angaben zum Unternehmen auf der Rückseite eines Geschäftsbriefs, da diese insbesondere bei Faxschreiben oft nicht gesendet wird.

Zusätzliche Angaben sind auf einem Geschäftsbrief jederzeit zulässig. Es ist in diesem Sinne empfehlenswert, neben der genauen Anschrift auch eine

  • Telefon- und Telefaxnummer sowie
  • eine E-Mail-Adresse und
  • die Bankverbindung des Unternehmens

anzugeben.

Die Angabe einer Homepage auf dem Geschäftsbrief ist ebenfalls hilfreich. Bei Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften zum Geschäftsbrief kann das Registergericht ein Zwangsgeld bis zu 5.000,00 Euro festsetzen.


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