Ordnungsgemässe Rechnung

Besonders Existenzgründer und junge Unternehmer freuen sich über die erste Rechnung, die sie für ein verkauftes Produkt oder für geleistete Dienste stellen können. Doch was muss alles auf einer Rechnung stehen, damit diese auch ordnungsgemäß ist und vom Rechnungsempfänger akzeptiert wird? Neben den folgenden Erläuterungen über die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung helfen auch Muster und Vorlagen weiter.

Inhalt:

1. Gesetzliche Anforderungen an eine Rechnung
2. Unterschiedliche Arten einer Rechnung
3. Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU
4. Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung
5. Berichtigung einer Rechnung
6. Aufbewahrung der Rechnung
7. Erleichterungen bei einer Kleinbetragsrechnung
8. Gutschriften als Rechnung
9. Besonderheiten für die Rechnung der Kleinunternehmer
10. Muster und Vorlagen zu Rechnungen

Die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung wurden erstmals zum 1.1.2004 verschärft und sind seit 1.7.2004 für alle Unternehmer verbindlich. Da der Vorsteuerabzug aus einer Rechnung davon abhängig ist, ob alle Pflichtangaben enthalten sind, achten Unternehmen inzwischen sehr genau auf die Vollständigkeit und die formalen Elemente einer Rechnung. Unklarheiten und Streitigkeiten lassen sich daher von Anfang an vermeiden, wenn eine Rechnung alle gem. § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält.

1. Gesetzliche Anforderungen an Rechnungen

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine ordnungsgemäße Rechnung seit dem 1.1.2004 folgende Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers;
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers;
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers;
  • Ausstellungsdatum der Rechnung;
  • Fortlaufende Rechnungsnummer;
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung;
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen;
  • Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto, Rabatt;
  • Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht (ab 1.8.2004);
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; seit dem 19.12.2006 ist die Angabe in jedem Falle zwingend, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum besteht;
  • Bei einer Rechnung über An- oder Vorauszahlungen ist eine Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts nur dann erforderlich, wenn der Tag der Vereinnahmung bei der Ausstellung der Rechnung bekannt ist und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Enthält eine Rechnung nicht alle vorgeschriebenen Angaben, entspricht sie nicht den gesetzlichen Anforderungen und gilt daher als nicht ordnungsgemäß. Da der Rechnungsempfänger jedoch einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung hat, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist er zur Zurückbehaltung des Rechnungsbetrages berechtigt.

Achtung:
Um einen Missbrauch mit der persönlichen Steuernummer auszuschließen, ist die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (= Ust-IDNr.) auf der Rechnung ratsam. Diese kann man formlos beim Bundesamt für Finanzen beantragen. Der Antrag muss Name, Adresse, zuständiges Finanzamt und die Steuernummer enthalten.

2. Unterschiedliche Arten einer Rechnung

Im Geschäftsverkehr gibt es unterschiedliche Arten einer Rechnung, die alle ihre eigenen Besonderheiten haben. Da gibt es die einfache Rechnung über eine ausgeführte Warenlieferung oder Dienstleistung, die man auch als Standardrechnung bezeichnen kann. Bei umfangreichen Aufträgen sind Rechnungen über Anzahlungen (Muster Anzahlungsrechnung) sehr empfehlenswert. Etwas schwieriger ist beispielsweise die Schlußrechnung eines Handwerkers mit Abrechnung über bereits erhaltene Anzahlungen (Muster Schlußrechnung mit Abrechnung erhaltener Anzahlungen). Zu unterscheiden ist auch zwischen einer Rechnung über Warenlieferungen oder ausgeführte Dienstleistungen im Inland, innerhalb der EU und dem übrigen Ausland (Muster Exportrechnung). In einzelnen Branchen ist es auch durchaus üblich, dass der Leistungsempfänger per Gutschrift abrechnet. Nicht zuletzt ist auf die gesetzlichen Erleichterungen bei der Kleinbetragsrechnung (Muster Kleinbetragsrechnung)  und die Besonderheiten für die Rechnung der Kleinunternehmer hinzuweisen.

Wer sich nicht im einzelnen mit allen Besonderheiten der einzelnen Rechnungsarten befassen will, ist mit einem professionellen Vorlagenpaket sehr gut versorgt, da hier für jede Rechnung die richtige Rechnungsvorlage in einem einzigen ZIP-Archiv vorhanden ist. Die Muster sind unter Berücksichtigung der jeweils aktuellen steuerlichen Vorschriften erstellt und werden laufend aktualisiert. Mit diesen Muster-Rechnungen ist man immer auf der sicheren Seite. Zum Bearbeiten der Word-Dokumente mit integrierter Excel-Tabelle benötigt man nur MS Word und Excel, beziehungsweise MS Office. Die Berechnungen erfolgen nach dem Ausfüllen der Rechnungsposten automatisch.

3. Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU

Bei Lieferungen oder Leistungen innerhalb der EU muss in der Rechnung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowohl des leistenden Unternehmers als auch die des Leistungsempfängers angegeben werden (§ 14a Abs. 3 UStG).

4. Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung

Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer oder eine juristische Person, so ist der leistende Unternehmer seit dem 1.1.2004 stets zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Bisher musste er nur auf Verlangen eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG).

Unternehmer der Baubranche, die Leistungen im Zusammenhang mit einem Gebäude und Grundstück erbringen, sind seit dem 1.8.2004 verpflichtet, auch privaten Auftraggebern innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Diese Rechnung muss zusätzlich einen Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers beinhalten (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG).

Im Übrigen muss der leistende Unternehmer einer Lieferung oder Dienstleistung an eine Privatperson keine Rechnung ausstellen.

5. Berichtigung einer Rechnung

Enthält eine Rechnung nicht alle geforderten Angaben oder sind die Angaben unzutreffend, kann die Rechnung durch den Rechnungsaussteller berichtigt werden.

6. Aufbewahrung der Rechnung

Unternehmer müssen eine Kopie der ausgestellten Rechnung bis zu 10 Jahre lang aufbewahren.

Neu ist, dass dies seit 2004 auch für alle erhaltenen Rechnungen gilt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist (§ 14b Abs. 1 UStG).

7. Kleinbetragsrechnung

Bei einer Kleinbetragsrechnung bis 150 Euro (bis 2006: bis 100 Euro) genügen folgende Rechnungsangaben (§ 33 UStDV):

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers;
  • Ausstellungsdatum der Kleinbetragsrechnung;
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung;
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe;
  • Steuersatz oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Die Umsatzsteuer muss auf der Kleinbetragsrechnung (Muster einer Kleinbetragsrechnung) nicht als Betrag gesondert ausgewiesen werden. Es reichen der Gesamtbetrag und die Angabe des konkreten Umsatzsteuersatzes. Die Angabe "gesetzliche Umsatzsteuer enthalten" genügt jedoch auch in einer Kleinbetragsrechnung nicht. Die Angabe der Steuernummer und einer fortlaufenden Rechnungsnummer ist in der Kleinbetragsrechnung nicht erforderlich.

Die Vorschriften für die Kleinbetragsrechnung gelten nicht für die Rechnung über Leistungen nach § 3c und 6a UStG sowie in Fällen im Baugewerbe, in denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner ist (§ 13b UStG).

8. Gutschrift als Rechnung

Rechnet der Leistungsempfänger über die erhaltene Leistung durch Erteilung einer Gutschrift gegenüber dem Leistungserbringer ab, gelten seit dem 1.1.2004 für die Ausstellung der Gutschrift folgende Neuregelungen (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG):

  • Eine Gutschrift kann auch von juristischen Personen ausgestellt werden, die nicht Unternehmer sind.
  • Die Gutschrift kann auch ein Dritter ausstellen, der vom Leistungsempfänger beauftragt ist und in dessen Namen und für dessen Rechnung abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).
  • Die Beteiligten können vor der Abrechnung frei vereinbaren, ob der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger über die jeweilige Leistung abrechnen.
  • Eine Gutschrift kann auch ausgestellt werden, wenn über steuerfreie Umsätze abgerechnet wird oder keine Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird.

ACHTUNG:

Der Aussteller der Gutschrift muss die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers angeben und diese daher zuvor beim Gutschriftsempfänger erfragen. Die fortlaufende Rechnungsnummer vergibt dagegen der Gutschriftsaussteller.

9. Besonderheiten beim Kleinunternehmer

Auf der Rechnung eines Kleinunternehmers wird regelmäßig keine gesonderte Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG gilt, wenn der Umsatz

  • im Vorjahr nicht höher war als 17.500,-- EUR und
  • im laufenden Jahr nicht höher sein wird als 50.000,-- EUR.

Kleinunternehmer haben zwar ein Wahlrecht, zum Ausweis der Umsatzsteuer zu optieren und dann auch die Vorteile des Vorsteuerabzugs zu nutzen. Der Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung ist allerdings für fünf Kalenderjahre bindend. Da in der Rechnung eines Kleinunternehmers keine gesonderte Umsatzsteuer ausgewiesen wird, dürfen Kleinunternehmer auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen. Weist ein Kleinunternehmer dennoch die Umsatzsteuer gesondert aus, muss er diese auch an das Finanzamt abführen, während der Rechnungsempfänger die Vorsteuer dennoch nicht abziehen darf. Im übrigen gelten auch für Kleinunternehmer die oben genannten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung.

10. Muster und Vorlagen zu Rechnungen

Muster einer Rechnung über eine Anzahlung
Muster einer Schlußrechnung mit Abrechnung erhaltener Anzahlungen
Muster einer Rechnung zu einer Exportlieferung
Muster einer Kleinbetragsrechnung
Vorlagenpaket mit allen notwendigen Musterrechnungen

Bei FORMBLITZ erhalten Sie für jede Rechnung das richtige Muster. Selbstverständlich sind die Vorlagen unter Berücksichtigung der aktuellen steuerlichen Vorschriften erstellt. Zum Bearbeiten verschiedenen Vorlagen benötigen Sie nur MS Word und/oder Excel.


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