Allgemeine Formalitäten

Sobald Unternehmen Arbeiter oder Angestellte beschäftigen wollen, ergeben sich viele zusätzliche Formalitäten und gesetzliche Vorschriften, die im folgenden Beitrag im Überblick dargestellt werden.

Inhalt:

1. Betriebsnummer beantragen
2. Anmeldung der Mitarbeiter zur Sozialversicherung
3. Berechnung und Abführung der Beiträge zur Sozialversicherung
4. Berechnung und Abführung der Lohnsteuer

Die Beschäftigung eigener Mitarbeiter im Unternehmen bringt heutzutage leider eine Menge zusätzlichen Bürokratieaufwand und auch ein nicht zu unterschätzendes Haftungsrisiko mit sich.

1. Betriebsnummer beantragen

Zwingende Voraussetzung für die ordnungsgemäße Anmeldung und Abrechnung der Mitarbeiter ist zunächst die Beantragung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit. Dies gilt nicht nur für die Anmeldung sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter, sondern auch für die Anmeldung von geringfügig Beschäftigten (= "Mini-Jobs").

2. Anmeldung der Mitarbeiter zur Sozialversicherung

Arbeitgeber müssen für jeden sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten und für jeden geringfügig Beschäftigten (= "Mini-Job") bei

  • Aufnahme, Beendigung, Unterbrechung und Änderung des Beschäftigungsverhältnis,
  • Änderung des Versicherungsverhältnis,
  • Änderung persönlicher Verhältnisse und
  • nach Ablauf eines Kalenderjahres

eine Meldung erstatten, § 28a Abs. 1 und 2 SGB IV. Die Abgabe der Meldungen erfolgt durch elektronische Datenübertragung oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen. Neben den persönlichen Daten des Beschäftigten gem. amtlicher Urkunden sind insbesondere die Versicherungsnummer und die Betriebsnummer anzugeben. Ferner sind einzelne Schlüsselzahlen

  • zum Abgabegrund,
  • zur Personengruppe,
  • zur Beitragsgruppe und
  • zur Art der Tätigkeit

anzugeben. In bestimmten Branchen besteht sogar die Pflicht zur Sofortmeldung, d.h. die releventen Daten der Mitarbeiter sind bereits vor oder mit Einstellung zu melden. 

3. Berechnung und Abführung der Beiträge

Das Arbeitsentgelt der Beschäftigten ist grundsätzlich beitragspflichtig in der gesetzlichen Sozialversicherung. Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die ordnungsgemäße Berechnung der Beiträge und Abführung an die Einzugsstelle, i.d.R. an die zuständige Krankenkasse des Mitarbeiters. Werden die Beiträge nicht ordnungsgemäß abgerechnet oder nicht abgeführt, haftet der Arbeitgeber hierfür bis zu 4 Jahre nach Ablauf der Fälligkeit der Beiträge. Grundlage für die Berechnung der Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung ist das Arbeitsentgelt für den Beschäftigten. Die Beitrage werden nach einem bestimmten Prozentsatz aus dem Arbeitsentgelt (= Beitragssatz) bis zur Höhe der Beitragsbemessungsgrenze berechnet.

Bis 31.12.2008 setzten die Krankenkassen die Beitragssätze zur Krankenversicherung noch selbst fest. Seit 01.01.2009 wird der Beitragssatz zur Krankenversicherung bundeseinheitlich für alle Krankenkassen durch Rechtsverordnung festgelegt. Die bisherigen Beitragsunterschiede zwischen den einzelnen Krankenkassen fielen also weg.

Die Beiträge für den jeweiligen Entgeltabrechnungszeitraum sind der Einzugsstelle (= Krankenkasse) durch einen Beitragsnachweis anzuzeigen. Dies muss auf elektronischem Weg und spätestens zwei Tage vor Fälligkeit erfolgen. Die Sozialversicherungsbeiträge sind an die vom Beschäftigten gewählte Krankenkasse zu zahlen. Von dort werden die Pflichtbeiträge an die Träger der unterschiedlichen Versicherungszweige weitergeleitet.

4. Berechnung und Abführung der Lohnsteuer

Darüber hinaus ist der Arbeitgeber verpflichtet, die auf das Arbeitsentgelt entfallende Lohnsteuer (einschließlich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer)einzubehalten und an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach dem Arbeitsentgelt, nach der Lohnsteuertabelle und den individuellen lohnsteuerlich relevanten Merkmalen des Beschäftigten, insbesondere nach der Lohnsteuerklasse und Kinderfreibeträgen. Am Jahresende bzw. nach Beendigung der Beschäftigung erhält der Beschäftigte eine Lohnsteuerbescheinigung, in der die Höhe des jährlichen Arbeitsentgelts, die einbehaltene Lohnsteuer (einschließlich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) und der Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag angegeben werden. Die Lohnsteuerbescheinigung muss seit 2005 auf elektronischem Weg auch an das Betriebsstättenfinanzamt übermittelt werden. Zum Arbeitsentgelt gehören nach dem Sozialgesetzbuch alle laufenden und einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, unabhängig davon,

  • ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht,
  • wie die Einnahmen bezeichnet werden,
  • in welcher Form sie geleistet werden,
  • ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder
  • im Zusammenhang mit der Beschäftigung erzielt werden.

Zum Arbeitsentgelt gehören unter anderem folgende Gehaltsbestandteile:

  • Laufendes Arbeitsentgelt
  • Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt
  • Dienstwagen
  • Sonstige Sachbezüge

Für geringfügige Beschäftigte (= "Mini- Job") und kurzfristig Beschäftigte gelten Sonderregelungen.


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