Betriebsprüfung

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung löst bei einigen Unternehmern bereits Panik aus. Eine solche Reaktion ist jedoch ebenso fehl am Platz wie ein entspanntes Abwarten auf den Betriebsprüfer vor Ort.

Inhalt:

1. Vorbemerkungen zur Betriebsprüfung
2. Allgemeine Grundsätze zur Betriebsprüfung
3. Kontrolle der Prüfungsanordnung
4. Muster und Checklisten zur Betriebsprüfung

Bei der Vorbereitung einer Betriebsprüfung sollte man idealerweise eine Punkt-für-Punkt-Ceckliste zur Betriebsprüfung abarbeiten, damit dem Kollegen Zufall so wenig Raum wie möglich verbleibt. Das gleiche gilt für das Verhalten während einer Betriebsprüfung und für die Vorbereitung einer Schlußbesprechung.

1. Vorbemerkungen zur Betriebsprüfung

Vorab sollte man sich bewusst machen, dass einem Betriebsprüfer des Finanzamts nur eine begrenzte Bearbeitungszeit zur Prüfung eines Unternehmens zur Verfügung steht und er sich somit in aller Regel auf die Kernthemen konzentrieren wird. Das gilt umso mehr, je größer das Unternehmen ist. Einem Betriebsprüfer steht für ein Kleinunternehmen etwa 3 bis 4 Tage zur Verfügung, für ein mittleres bis großes Unternehmen auch bis zu 10 Tage. Häufig werden Betriebsprüfungen zudem durch anderweitige Zwischenfälle (Urlaub, Krankheit, Fortbildung etc.) unterbrochen. Im Gespräch mit dem Steuerberater sollte auch die Frage geklärt, warum das Unternehmen Gegenstand einer Betriebsprüfung geworden ist, da dies bei Kleinstbetrieben und auch bei kleinen Unternehmen eher die Ausnahme ist. Auf der anderen Seite laufen die meisten Betriebsprüfungen nach einem bestimmten Schema ab, auf das man sich gut einstellen kann. 

2. Allgemeine Grundsätze zur Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfungsordnung (BpO) schreibt in § 7 BpO vor, dass die Außenprüfung auf das Wesentliche zu richten und in der Dauer auf das notwendige Maß zu beschränken ist. Die Betriebsprüfung soll sich auf solche Sachverhalte erstrecken, die endgültige Steuerausfälle, Steuererstattungen oder -vergütungen beinhalten. Gewinnverlagerungen sind nur bei besonderer Bedeutung vorzunehmen. 

Die Auswahl eines Unternehmens zur Betriebsprüfung erfolgt nach unterschiedlichen Kriterien:

  • Zufallsprinzip,
  • Auffällige Sachverhalte,
  • nicht hinreichende Erläuterung bestimmter Sachverhalte,
  • Abweichung betrieblicher Kennzahlen im internen Betriebsvergleich ohne ausreichende Erläuterungen,
  • Abweichung betrieblicher Kennzahlen im externen Betriebsvergleich vom Branchendurchschnitt ohne ausreichende Erläuterungen,
  • Prüfung von Kontrollmaterial, 
  • Anzeige Dritter.

Oft kündigt sich eine Betriebsprüfung schon im Vorfeld anhand bestimmter Merkmale an. So erkennt man eine bevorstehende Betriebsprüfung daran, dass sämtliche Steuerbescheide mehrerer Jahre hintereinander unter dem Vorbehalt der Nachprüfung erlassen werden. Dies betrifft vor allem die Einkommensteuerbescheide und die Bescheide über den Gewerbesteuermeßbetrag bzw. die Bescheide über die gesonderte Feststellung der Besteuerungsgrundlagen bei Personengesellschaften. Bei Kapitalgesellschaften sind das dementsprechend die Körperschaftsteuerbescheide.

In der Regel wird eine Betriebsprüfung auch schon im Vorfeld telefonisch angekündigt, um einen Prüfungstermin in Absprache mit dem Unternehmen und/oder dem Steuerberater zu vereinbaren.

Achtung:

Lassen Sie sich bei Vereinbarung eines Termins nicht unter Druck setzen, sondern achten Sie darauf, dass Ihnen ausreichend Zeit zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung verbleibt.

3. Kontrolle der Prüfungsanordnung

Jede Außenprüfung bei einem Unternehmen ist gem. § 5 BpO durch eine Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung schriftlich anzuordnen und dem Unternehmen angemessene Zeit vor der Prüfung bekannt zu geben. Die angemessene Frist beträgt gem. § 5 BpO bei Großbetrieben 4 Wochen, bei allen anderen Unternehmen mindestens 2 Wochen. Die rechtzeitige Bekanntgabe der Prüfungsanordnung soll dem Unternehmen ermöglichen,

  • rechtliches Gehör beim Finanzamt zu finden,
  • die Verlegung des Prüfungstermins zu beantragen, sofern dieser nicht bereits im Vorfeld telefonisch vereinbart wurde,
  • die Betriebsprüfung dahingehend vorzubereiten, dass eine Abstimmung mit dem Steuerberater stattfinden kann und die Bücher sowie die Belege vorbereitet werden. 

Auch wenn der Beginn der Betriebsprüfung regelmäßig im Vorfeld vereinbart wird, gibt es auch Ausnahmen. Scheuen Sie sich in diesen Fällen nicht, gem. § 197 AO eine Verlegung zu beantragen (Muster: Bitte um Verschiebung einer Betriebsprüfung). Als wichtige Gründe kommen dabei in Betracht: 

  • Saisonale Belastungen, wie z.B. Inventur oder Schlussverkauf,
  • Urlaub des maßgebliches Mitarbeiters, der für die Buchhaltung oder Steuererklärungen des Unternehmens verantwortlich ist;
  • Betriebsstörungen durch Umbau oder Umstellung der EDV oder durch andere außergewöhnliche Ereignisse wie Brand, Überschwemmung oder Todesfälle,
  • Erkrankung des steuerpflichtigen Unternehmers selbst.

Die Prüfungsanordnung ist die Grundlage und der Fahrplan für die anstehende Betriebsprüfung und sollte daher genau studiert werden.

In jedem Fall muss eine Prüfungsanordnung folgende Inhalte aufweisen: 

a) Sachlicher Prüfungsumfang

Die Prüfungsanordnung hat die zu prüfenden Steuerarten, Steuervergütungen, Prämien und Zulagen sowie die zu prüfenden Wirtschaftsjahre zu nennen. Im Falle einer abgekürzten Außenprüfung sind auch die prüfenden Sachverhalte zu bezeichnen sowie die Rechtsgrundlage des § 203 AO. 

b) Genauer Zeitpunkt des Prüfungsbeginns und Prüfungsort

In der Prüfungsanordnung muss der genaue Zeitpunkt des Prüfungsbeginns genannt werden. Diskussionsbedarf ergibt sich oftmals aus der Anordnung des Prüfungsorts. Nach § 6 BpO soll die Betriebsprüfung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen stattfinden, hilfsweise in den Wohnräumen des Steuerpflichten oder in den Räumen des zuständigen Finanzamts. Die Betriebsprüfung in den Räumen des Steuerberaters soll Ausnahme bleiben. Demgegenüber hatte der BFH in einem Beschluss vom 30.11.1988 entschieden, dass der Antrag des Steuerpflichten auf Prüfung in den Räumen des Steuerberaters zumindest mit anderen Interessen des Finanzamt abzuwägen ist. 

c) Name des Betriebsprüfers

In der Prüfungsanordnung muss der Name des Betriebsprüfers und ggf. eines Prüfungshelfers genannt werden. 

d) Rechte und Pflichten des Unternehmers

In der Prüfungsanordnung sind die wesentlichen Rechte und Pflichten des Unternehmers anzugeben.

e) Rechtsbehelfsbelehrung

Abschließend muss die Prüfungsanordnung eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten.

4. Muster und Vorlagen zur Betriebsprüfung

Umfangreicher Ratgeber zur Betriebsprüfung
Bitte um Verschiebung einer Betriebsprüfung
Checkliste zur Vorbereitung einer Betriebsprüfung
Checkliste zum Verhalten während einer Betriebsprüfung
Checkliste zur Vorbereitung einer Schlußbesprechung


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