Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen

Für Unternehmen, Freiberufler und andere Selbständige gelten hinsichtlich der im Unternehmen anfallenden Geschäftsunterlagen Aufbewahrungspflichten, wobei je nach Wichtigkeit der Unterlagen unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.

1. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Alle steuerrechtlich bedeutsamen Unterlagen müssen zu Zwecken der Überprüfung durch die Finanzverwaltung für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. Nach § 147 AO müssen folgende Unterlagen für steuerliche Zwecke aufbewahrt werden:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige Organisationsunterlagen;
  • Handels- und Geschäftsbriefe;
  • Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse können die genannten Unterlagen auch auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Das Risiko der Lesbarmachung und deren Kosten trägt jedoch der Unternehmer.

Für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse sowie die erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Für alle anderen bedeutsamen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

2. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Im einzelnen gelten folgenden gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

a) 10 Jahre:

  • Bilanzen und Gewinnermittlungen, incl. Eröffnungsbilanzen, Zwischenbilanzen;
  • Ausfuhrunterlagen, Buchungsbelege, Kontoauszüge;
  • Ein- und Ausgangsrechnungen, § 14b UStG;
  • Inventare,Grundstücksverzeichnisse, Buchungsjournale;
  • Kassenbücher, Lieferscheine, Lohnbelege, Quittungen;
  • Reisekostenabrechnungen, Sachkonten, Vermögensverzeichnisse;
  • Warenein- und ausgangsbücher;
  • Begleitunterlagen bei Zollanmeldungen.

b) 6 Jahre:

  • Abrechnungsunterlagen, soweit keine Buchungsunterlagen;
  • Angebote und Preislisten;
  • Betriebsprüfungsberichte;
  • Bewirtungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Darlehensunterlagen;
  • Gehaltslisten, Geschäftsbriefe;
  • Unterlagen für Investitionszulagen, Kalkulationen;
  • Mahnbescheide, Prozeßakten, Schadensunterlagen und Korrespondenz;
  • Verträge

Achtung: Die Aufbewahrungsfristen können sich sogar verlängern, wenn eine steuerliche Außenprüfung oder ein Rechtsmittelverfahren die betreffenden Wirtschaftsjahre betrifft. Bei fehlenden Aufzeichnungen oder Belegen ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, d.h. zusätzliche Einnahmen anzunehmen oder geltend gemachte Ausgaben zu kürzen.


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